/

 
El pasado 18 de abril de 2016, se dio inicio oficial al nuevo modelo de facturación electrónica adoptado por Colombia. Este nuevo modelo está definido a través del Decreto 2242 de 2015, el cual busca masificar el uso de la factura electrónica en Colombia, trayendo consigo beneficios esperados para la DIAN, para quienes facturen electrónicamente, pero también, para quienes adquieren los bienes y reciben documentos electrónicos, facilitando las condiciones de expedición e interoperabilidad entre todos los participantes.

Los destinatarios de este nuevo modelo de facturación electrónica son:

  1. Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica.
  2. Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica.
  3. Las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica.

La forma de operar de estos destinatarios puede ser realizada en forma directa u ocupando los servicios de un operador tecnológico autorizados por la DIAN.

Actualmente, se encuentra en pleno desarrollo el Plan Piloto, el cual cuenta con la participación de 59 empresas voluntarias de diversos sectores de la economía, incluyendo a empresas de tecnología que están postulando a ser operadores tecnológicos dentro del modelo. El objetivo del plan Piloto es probar las condiciones técnicas y funcionales de interoperabilidad entre las soluciones tecnológicas de facturación electrónica y el sistema técnico de control definido por la DIAN y hacer los ajustes si fuese necesario.

Nuestra empresa (Signature South Consulting Colombia S.A.S) participa activamente en dicho piloto, apoyando desde un inicio esta iniciativa y colaborando con nuestros conocimientos técnicos y funcionales a probar y perfeccionar el modelo.

Una vez terminado el piloto se abrirá para que todas las empresas puedan participar: Personas naturales o jurídicas que de acuerdo con Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica, las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y opten voluntariamente por expedir factura electrónica y personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica.

PRINCIPALES Leyes y/o Normativas:

Enumeraciones:

Resolución No 000019 de febrero de 2016, mediante la cual se prescribe el sistema, se señalan los procedimientos, los requisitos que deben cumplir los sujetos del ámbito del decreto y se disponen una serie de aspectos técnicos y funcionales en relación con la factura electrónica.

Decreto N°2242 de noviembre de 2015, el cual reglamenta las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica bajo el nuevo modelo, con fines de masificación y control fiscal.

Artículo 26 de la Ley 962 de 2005 la factura electrónica podrá expedirse, aceptarse, archivarse usando cualquier tipo de tecnología disponible, garantizando la autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de conservación, aplicando el principio de neutralidad tecnológica.

El Artículo 616-1 del Estatuto Tributario-la factura electrónica es equivalente a la factura de venta.

Artículo 511, 615 del Estatuto Tributario-obligados a expedir y entregar factura o documento equivalente. Artículo 617 Requisitos de la factura para efectos tributarios. Artículo 618 La factura o documento equivalente, exigible por los adquirentes. Artículo 684-2 La DIAN puede prescribir sistemas técnicos de control a determinados contribuyentes o sectores.

 

PRINCIPALES Características:

Enumeraciones:

Estándar Técnico Definido para los Archivos: El formato XML de los documentos es establecido por la DIAN y su uso es obligatorio para quienes facturan electrónicamente. El formato de generación de la factura, nota de crédito, nota de débito y acuse de recibo, es el estándar UBL versión 2.0.

Proceso de Habilitación: Requiere proceso de habilitación para incorporarse al Modelo.

Certificados y Firma Digital: Se incluye firma digital o electrónica como elemento para garantizar autenticidad e integridad de la factura electrónica desde su expedición hasta su conservación, de acuerdo con la Ley 962 de 2005 en concordancia con la Ley 527 de 1999, el Decreto 2364 de 2012, el Decreto 333 de 2014 y las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, y de acuerdo con la política de firma que establezca la DIAN.

La firma digital o electrónica que se incluya en la factura electrónica como elemento tecnológico para el control fiscal podrá pertenecer:

  • Al obligado a facturar electrónicamente.
  • A los sujetos autorizados en su empresa.
  • Al proveedor tecnológico, en las condiciones que acuerden, cuando sea expresamente autorizado por el obligado a facturar electrónicamente, para este efecto.

Entrega y Verificación de Documentos ante Entidad Tributaria: Todos los documentos generados (factura electrónica, Nota de crédito electrónica, nota de débito electrónica) deben enviarse a la DIAN antes de 48 horas de haber sido generados (firmados).

La DIAN dará a conocer el recibo exitoso del documento, mediante un mensaje automático trasmitido desde el Servicio Informático de Factura Electrónica de la DIAN, al obligado a facturar electrónicamente o a su proveedor tecnológico según sea el caso.

Las verificaciones que la DIAN realizará, en cumplimiento de las condiciones establecidas en el Decreto 2242 de 2015 y Resolución 000019 de 2016, son:

  • Uso del formato de generación XML estándar establecido.
  • Numeración consecutiva vigente y uso del código único de factura electrónica en las condiciones señaladas por la DIAN
  • Existencia de los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario, salvo lo referente al nombre o razón social y NIT del impresor y la pre – impresión de los requisitos a que se refiere esta norma; discriminando el impuesto al consumo, cuando sea del caso. Cuando el adquirente persona natural no tenga NIT deberá verificarse que se haya incluido el tipo y número del documento de identificación.
  • Existencia y validez de la firma digital o electrónica.
  • Validez del NIT del obligado a facturar electrónicamente y del adquirente, si fuera el caso.
  • Existencia y validez del Código Único de Factura Electrónica.
  • Que el obligado a facturar y el adquirente, cuando haya lugar a ello, se encuentren en el RUT en estado Activo.
  • Que el obligado a facturar electrónicamente y su proveedor tecnológico, y los adquirentes que deciden recibir la factura en formato electrónico de generación, se encuentren registrados en el catálogo de participantes en los términos establecidos en el Decreto 2242 de 2015.
  • Que la numeración de la factura se encuentra dentro del rango autorizado por la DIAN y está vigente.
  • Que el número de factura no fue utilizado previamente.
  • Que la entrega del ejemplar de la factura electrónica se haya realizado por los medios técnicos establecidos y dentro de 48 horas
  • Que el software asociado se encuentre registrado y activo.

La DIAN ofrecerá servicios de consulta del resultado de la verificación realizada por la Entidad, a los obligados a facturar electrónicamente y a los adquirentes que reciben la factura en formato electrónico de generación, respecto de sus propias transacciones.

Representación Gráfica de Documentos: La representación gráfica de los documentos está reglamentada, incluyendo el Código Único de Factura Electrónica (CUFE o UUID), el cual corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza datos de la factura, que adicionalmente incluye la Clave de Contenido Técnico de Control generada y entregada electrónicamente por la DIAN al obligado a facturar electrónicamente o a su proveedor tecnológico

El CUFE está incluido como un campo más dentro de la factura electrónica y es incorporado en la representación gráfica a través de la representación de un QR. Code, los cuales permiten automatizar procesos de validación o verificación, garantizando plenamente la autenticidad e incluso integridad de las representaciones graficas respecto a su archivo electrónico que les dio origen.

Intercambio de Documentos entre Contribuyentes: El intercambio de documentos entre contribuyentes puede ser realizada a través de Email, para lo cual la DIAN exige que todos los contribuyentes electrónicos declaren una casilla de Email, las cuales son publicadas por la DIAN en Catálogo de participantes de Factura Electrónica., facilitándose y estandarizándose así el intercambio de documentos entre contribuyentes.

Recepción de Documentos: Las empresas que sean facturadores electrónicos y reciban documentos deberán validar sus documentos de acuerdo a los siguientes lineamientos:

  • Verificar XML recibido cumpla con esquena definido por la DIAN;
  • Verificar los siguientes requisitos (señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario, salvo lo referente a los literales a), h), i)):
  • Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio;
  • Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios Cuando el adquirente persona natural no tenga NIT deberá verificarse que se haya incluido el tipo y número del documento de identificación.
  • Discriminación del IVA pagado;
  • Discriminación del impuesto al consumo, cuando sea del caso.
  • Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
  • Fecha de su expedición.
  • Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
  • Número de unidades
  • Valores unitarios.
  • Valor total de la operación.
  • Verificar existencia y validez de la firma digital.

Esperamos que la DIAN habilite servicio para hacer validación en forma automática, con lo cual se incorporaría validez tributaria a los documentos recibidos.

Notificaciones o Menajes: La DIAN ha reglamentado el intercambio de notificaciones o acuses de recibo y rechazo de los documentos.

Si el adquirente recibe la factura electrónica en formato electrónico de generación, deberá informar al obligado a facturar electrónicamente el correspondiente acuse de recibo. De igual forma, deberá rechazarla cuando no cumpla con los requisitos propios de la operación comercial o alguna de las siguientes condiciones estipuladas en la normativa y regulación.

Todo lo anterior deberá realizarse a través de sus propios medios tecnológicos o de los que disponga para este fin el obligado a facturar, pudiéndose utilizar el formato XML que propone la DIAN para la generación de dichos acuses.

Cuando la factura electrónica sea entregada en representación gráfica en formato impreso o formato digital, el adquirente podrá, de ser necesario, manifestar su recibo y rechazo, caso en el cual lo hará en documento separado físico o electrónico, a través de sus propios medios o a través de los que disponga el obligado a facturar electrónicamente, para este efecto.

Generación de Reportes de Validación: Aún está pendiente de reglamentar por parte de la DIAN si hay obligación o necesidad de generar Registro Auxiliar de Ventas y Compras e IVA por pagar e Impuesto Nacional al Consumo.

Almacenamiento: Para efectos fiscales, existe obligación de almacenar y conservar los documentos electrónicos (factura, nota de crédito, nota de débito y acuses) emitidos y recibidos, por el mismo período de tiempo que se debe conservar la documentación tradicional (5 años).

Los documentos entregados al adquirente en representación gráfica, en formato impreso o formato digital, podrán ser conservados por el adquirente en el formato en que la recibió.

Contingencia: Para efectos de atender cualquier situación en la cual se hace imposible generar documentos por el procedimiento electrónico, entonces se debe recurrir a las facturas por talonario expedidas por contingencia.
La DIAN realizará las verificaciones que estime pertinentes para establecer la veracidad de la información suministrada a través de mecanismo de contingencia.

Una vez terminada la situación de contingencia, se deberán transcribirse en su totalidad los documentos generados bajo esa modalidad, en el formato estándar XML firmado para su correspondiente entrega a la DIAN. Los documentos así generados, no tendrá CUFE completo, ya que la DIAN no entregará Clave de Contenido Técnico de Control, para este tipo de documentos.

 

Puede obtener mayor información relativa a este tema en el sitio Web de la DIAN.

Contacto

  • Calle 93 A # 13 – 24 Piso 5. Bogotá D.C, Colombia.
  • Tel – +57 1 667 25 75
  • Email – info@southconsulting.com
 

/

Login to your Account