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Este modelo de Facturación Electrónica, ha tenido una franca evolución en términos, legales, normativos, técnicos, hacia la adopción de mejores prácticas para ser considerado un modelo de clase mundial. Está operando desde el año 2007 y es optativo para todos los contribuyentes.

PRINCIPALES Leyes y/o Normativas:

Enumeraciones:

Ley nº 845: “Ley de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos”; 30/08/2005.
Ley Nº 4755: “Código de Normas y Procedimientos Tributarios” ; 30/08/2005.
DGT Nº 22-07: Define y autoriza el uso de Factura Electrónica (Aspectos Técnicos); 01/10/2007.
DGT Nº 02-09: Define y autoriza el uso de Factura Electrónica (Aspectos Técnicos) 05/02/2009.
DGT-R- Nº 019-2011: Adiciones y modificaciones de la Resolución Nº DGT-02-09, en la cual se establecen entre otras temas, los siguientes dos puntos como temas fundamentales de esta reglamentación:

  • Autorización para el uso de un nuevo tipo de documento, tiquete electrónico y documentos electrónicos asociados.
  • En forma transitoria y solo para efectos tributarios se permite el uso de certificados electrónicos de empresas reconocidas mundialmente y que cumplan como mínimo con las políticas de seguridad dictadas por el Ministerio de Ciencia y Tecnología, para firmar digitalmente los documentos electrónicos definidos por la Administración Tributaria en la resolución DGT-02-09, hasta tanto la autoridad certificadora oficial implemente la emisión de certificados de agente electrónico, de acuerdo con lo establecido en la Ley Nº 8454 del 30 de agosto del 2005 “Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos” y su Reglamento, por lo que las soluciones tecnológicas de factura electrónica deben de estar en capacidad de adaptarse a la infraestructura de certificados digitales.
 

PRINCIPALES Características:

Enumeraciones:

Estándar Técnico Definido para los Archivos: El modelo define un formato XML para facturas, Tiquetes de venta y notas de crédito y de débito respectivamente. Todos los documentos electrónicos deben cumplir con los formatos y especificaciones técnicas detalladas en los Anexos y Estructuras XML, disponibles en la dirección electrónica https://www.haciendadigital.go.cr/
Proceso de Certificación: No existe un proceso Certificación para obtener la categoría de contribuyente electrónico, basta con estar inscripto en los registros de la DGT y generar, recibir y almacenar bajo los estándares definidos reglamentariamente.
Certificado Digital y Firma Digital: Los DTE deben ser firmados electrónicamente usando los Certificados Digitales de cualquiera de las personas autorizadas por la empresa para realizar esta función, los cuales son emitidos por Autoridades Certificadoras. En forma transitoria, y para efectos tributarios se permite el uso de certificados electrónicos de empresas reconocidas mundialmente y que cumplan como mínimo con las políticas de seguridad dictadas por el Ministerio de Ciencia y Tecnología, para firmar digitalmente los documentos electrónicos definidos por la Administración Tributaria en la resolución DGT-02-09, hasta tanto la autoridad certificadora oficial implemente la emisión de certificados de agente electrónico, de acuerdo con lo establecido en la Ley Nº 8454 del 30 de agosto del 2005 “Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos” y su Reglamento, por lo que las soluciones tecnológicas de factura electrónica deben de estar en capacidad de adaptarse a la infraestructura de certificados digitales.
Validación ante Entidad Tributaria: Los documentos no requieren ser validados vía Internet ante Dirección General de Tributación (DGT), ni tampoco existe archivos de rangos de folios previamente autorizados. Sin perjuicio de lo anterior, la numeración de los DTE es consecutiva: el sistema asignará de forma automática y consecutiva, la numeración para cada tipo de documento electrónico, la cual debe ser controlada por quien la emite e iniciará en 1.
Representación Gráfica de Documentos: La representación gráfica de los documentos está reglamentada y NO es obligatorio el uso de un código de barras bidimensional, el cual almacene un resumen de la información más representativa de cada documento.
Intercambio de Documentos entre Contribuyentes: El intercambio de DTE entre contribuyentes puede ser se realizado a través de Email, para lo cual la DGT solicita que todos los contribuyentes electrónicos declaren una casilla de Email, las cuales son publicadas por esta entidad, facilitándose y estandarizándose así el intercambio de documentos entre contribuyentes.
Recepción de Documentos: Las empresas que reciben DTE no cuentan con un mecanismo que pueda validarlos automáticamente en la plataforma dela DGT, pudiendo garantizar así su validez tributaria. Es obligación de los receptores electrónicos, entregar al emisor una confirmación de aceptación o rechazo de los documentos electrónicos.
Notificaciones o Menajes: Cuando los comprobantes electrónicos sean generados satisfactoriamente se enviarán al receptor electrónico, quien confirmará su aceptación o rechazo. La DGT ha reglamentado algunos aspectos de las notificaciones de Aprobación y/o Rechazo de los DTE, en formato XML y utilizando firma electrónica, sin embargo no establece lineamientos para su intercambio entre contribuyentes y registro ante DGT.
Generación de Reportes de Validación: Los contribuyentes electrónicos deben generar mensualmente la Información Electrónica de Compras y Ventas: Corresponde al detalle por documento y al resumen de la información por período que se genere una vez al mes, en un formato de archivo XML definido por la DGI y validarlos en la plataforma de esta entidad, a través de Internet.
Almacenamiento: Existe obligación de almacenar y conservar en forma electrónica los documentos tributarios electrónicos emitidos y recibidos, para los efectos de respaldar las operaciones realizadas, según la reglamentación vigente por un plazo de 4 años. Los documentos electrónicos generados, enviados y recibidos, así como las comunicaciones asociadas, se deben almacenar y conservar en soporte electrónico indeleble por el plazo de cuatro años conforme a lo establecido en el artículo 109 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, excepto para los casos indicados en el segundo párrafo del artículo 51 del citado Código, que será de cinco años. Además, las áreas físicas donde se almacene la información de los documentos electrónicos deben contar con los controles para evitar riesgos, daños, pérdida, destrucción, alteración, sustracción o divulgación. También se debe contar con planes de evaluación, de ejecución periódica, para valorar la eficiencia de los controles asociados al almacenamiento de la información.
 

DESCRIPCIÓN del Modelo Operacional:

Características:

Los contribuyentes NO requieren pasar por un proceso de Certificación para obtener la categoría de “contribuyente electrónico”, ya que basta para dicha condición estar inscrito en el Registro de Contribuyentes de la Administración Tributaria y tener registrado un correo electrónico, asi mismo como cumplir con todos los requisitos y obligaciones establecidos en las resoluciones correspondientes a factura electrónica.

La empresa emisora de DTE genera un archivo electrónico conteniendo las informaciones fiscales de la operación comercial, el cual debe ser firmado digitalmente, de manera de garantizar la integridad de los datos y autoría del emisor.

Los DTE deben ser firmados electrónicamente usando los Certificados Digitales de cualquiera de las personas autorizadas por la empresa para realizar esta función, los cuales son emitidos por Autoridades Certificadoras privadas.

Los documentos, una vez generados de acuerdo con los lineamientos establecidos, pueden ser entregados o distribuidos a sus clientes mediante los mecanismos acordados.

La anulación, es la funcionalidad de indicar que un determinado folio no será utilizado. Para los casos donde se requiere anulación o corrección. Se puede efectuar la anulación o corrección de una factura electrónica emitida, únicamente mediante nota de crédito o de débito electrónicas, prevaleciendo inalterable el documento original y su correspondiente número consecutivo, el cual no podrá ser reutilizado.

El emisor del documento puede disponer de la factura para su envío al cliente inmediatamente, ya sea en forma electrónica o a través de la impresión de una representación gráfica de dicho archivo de acuerdo a las normativas correspondientes.

Adicionalmente, tanto para documentos emitidos como recibidos, se debe almacenar el archivo electrónico según la reglamentación vigente por un plazo de 4 años.

Para acompañar el tránsito de la mercadería debe ser impresa una representación gráfica del DTE, este es realizado en papel común y contendrá la información propia de las facturas, adicionalmente, se puede incorporar la impresión de un “Código de Barras bidimensional” en lenguaje “PDF 417?, representativo de un resumen de la información más representativa de cada documento. Sirve para facilitar al receptor de los mismos su registración.

El intercambio de DTE entre contribuyentes puede ser realizado a través de Email, para lo cual la DGI exige que todos los contribuyentes “electrónicos” declaren una casilla de Email, las cuales son publicadas por esta entidad, facilitándose y estandarizándose así el intercambio de documentos entre contribuyentes.

Las empresas que reciben DTE solo pueden validarlos de acuerdo a sus aspectos técnicos y normativos esenciales (Estructura y Firma), no existiendo hasta ahora un servicio que permita automáticamente en la plataforma de la DGI garantizar así su validez tributaria.

La DGI ha reglamentado también el intercambio de notificaciones de Aprobación y/o Rechazo de los DTE, en formato XML y utilizando firma electrónica.

Los contribuyentes “electrónicos” deben generar mensualmente la Información Electrónica de Compras y Ventas: Corresponde al detalle por documento y al resumen de la información por período que se genere una vez al mes, en un formato de archivo XML definido por la DGI e informarlos a esta entidad.

Los tipos de documentos (DTEs) incluidos por el modelo son:

  • 01: Factura Electrónica
  • 04: Tiquete Electrónico
  • 02: Nota de Débito Electrónica
  • 03: Nota de Crédito Electrónica
 

REQUISITOS de Incorporación:

Listado:

  • Estar inscrito en el Registro de Contribuyentes de la Administración Tributaria y tener registrado un correo electrónico.
  • Cumplir con todos los requisitos y obligaciones establecidos en las resoluciones correspondientes a factura electrónica
 

REQUISITOS de Operación:

Listado:

  • Estar inscrito en el Registro de Contribuyentes de la Administración Tributaria y tener registrado un correo electrónico.
  • Cumplir con todos los requisitos y obligaciones establecidos en las resoluciones correspondientes a factura electrónica.
  • Tener un sistema computacional que permita emitir Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) o contratar los servicios para el manejo de los mismos, que permita Emitir, entregar y recibir , almacenar los comprobantes electrónicos que están autorizados en las resoluciones respectivas. Con un esquema de seguridad que garantice la no negación, la autenticidad, la integridad, la privacidad, la confidencialidad y el control de las transacciones y de la transferencia o intercambio de información.
  • Demostrar y presentar en el momento que la Administración Tributaria lo requiera, el cumplimiento de los requisitos establecidos, así como poner a disposición la solución de facturación electrónica para su respectiva verificación.
 

Puede obtener mayor información relativa a este tema en el sitio Web de la DGT.

Contacto

  • Oficentro Plaza Colonial. San Rafael, Escazú. San José, Costa Rica.
  • Tel – +506 2288 1122
  • Email – info@southconsulting.com
 

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